Privacy Policy - Business
ENGLISH
Controller. The controller of your personal data is Loyalty Roots Sp. z o.o., with its registered office in Kraków, ul. Czyżówka 14/2.11, 30-526 Kraków, Poland, entered in the National Court Register (KRS) under no. 0001121767, Tax ID (NIP): 6793332213. For any matters concerning personal data, you can contact us at: contact@loyaltyroots.com.
Who this applies to. This information applies to persons representing our clients, partners, suppliers and subcontractors, as well as persons designated by these entities as contact persons.
Scope and source of data. We process data such as your name, job title, company name, business email address and phone number, as well as the content of correspondence and communication conducted by email, instant messaging, online meetings or telephone. We obtain the data directly from you or from the entity you represent or work for, as well as from public registers (such as the Polish National Court Register – KRS and the Central Register and Information on Economic Activity – CEIDG).
Purposes and legal bases. We process your data for the purposes of:
communicating with, and preparing, concluding and performing a contract with the entity you represent – on the basis of our legitimate interest in communicating and cooperating with our business partners (Art. 6(1)(f) GDPR), or, where you are a party to the contract, for the purpose of concluding and performing it (Art. 6(1)(b) GDPR);
complying with legal obligations, in particular tax and accounting obligations (Art. 6(1)(c) GDPR);
establishing, exercising or defending legal claims – on the basis of our legitimate interest in protecting our rights (Art. 6(1)(f) GDPR).
Recipients. Your data may be shared with entities that support our business: providers of IT, hosting, email and collaboration tools, our accounting firm, legal advisers, and subcontractors involved in project delivery – on the basis of data processing agreements or confidentiality obligations. Data may also be disclosed to public authorities where required by law.
Transfers outside the EEA. Where our service providers process data outside the European Economic Area, such transfers are based on an adequacy decision of the European Commission or on standard contractual clauses approved by the European Commission. Information on the safeguards applied is available in the data processing terms published by these providers.
Retention period. We retain your data for the duration of our cooperation and thereafter until the expiry of the limitation period for any claims. Accounting and settlement documents are retained for the period required by tax and accounting laws.
Your rights. You have the right to access your data, to rectify or erase it, to restrict its processing, to object to processing based on our legitimate interest and, with respect to data processed on the basis of a contract, the right to data portability. You also have the right to lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, Poland).
Voluntary nature. Providing your data is voluntary but necessary for communication and cooperation. Your data is not used for profiling or automated decision-making.
________________________________________________
POLSKI
Administrator. Administratorem danych osobowych jest Loyalty Roots Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, ul. Czyżówka 14/2.11, 30-526 Kraków, KRS 0001121767, NIP 6793332213. W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pod adresem: contact@loyaltyroots.com.
Kogo dotyczy. Niniejsza informacja dotyczy osób reprezentujących naszych klientów, partnerów, dostawców i podwykonawców oraz osób wskazanych przez te podmioty jako osoby kontaktowe.
Zakres i źródło danych. Przetwarzamy dane takie jak imię i nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, służbowy adres e-mail i numer telefonu oraz treść korespondencji i komunikacji prowadzonej za pośrednictwem poczty elektronicznej, komunikatorów, spotkań online lub telefonicznie. Dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie albo od podmiotu, który reprezentujesz lub na rzecz którego pracujesz, a także z publicznych rejestrów (KRS, CEIDG).
Cele i podstawy prawne. Dane przetwarzamy w celu:
kontaktu, przygotowania, zawarcia i realizacji umowy z podmiotem, który reprezentujesz – na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na komunikacji i współpracy z naszymi kontrahentami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a jeżeli stroną umowy jesteś Ty – w celu jej zawarcia i wykonania (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
wypełnienia obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na ochronie naszych praw (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Odbiorcy. Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym nas w działalności: dostawcom usług IT, hostingu, poczty elektronicznej i narzędzi do pracy zespołowej, biuru rachunkowemu, doradcom prawnym oraz podwykonawcom uczestniczącym w realizacji projektów – na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych lub zobowiązań do zachowania poufności. Dane mogą być także udostępniane organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
Przekazywanie poza EOG. Jeżeli nasi dostawcy przetwarzają dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Informacje o zastosowanych zabezpieczeniach są dostępne w warunkach przetwarzania danych publikowanych przez tych dostawców.
Okres przechowywania. Dane przechowujemy przez czas współpracy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń. Dokumenty rozliczeniowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
Twoje prawa. Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie oraz – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie umowy – prawo do przenoszenia danych. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Dobrowolność. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do kontaktu i współpracy. Dane nie są wykorzystywane do profilowania ani do zautomatyzowanego podejmowania decyzji.
